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第二人生(二十六):如何表達想法/傳達訊息的重要性

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你有沒有曾經被別人批評表達得不夠好?我相信每個人也有這種經驗,即使是最擅長表達自己的人,也總會遇上聽不明別人就什麼的人,因此得到這上批評並不代表你真的不擅於表達自己,而可能是別人接收能力有問題,或者你擅長其他方式的接達(例如以文字表達,正如倪匡一樣,他非常擅於用文字表達事物,但他的口齒卻不怎靈敏。)。

我上司有時候也會有表達自己的問題:情況不算嚴重,只是經常以十分簡短的字句說出自己的想法。這情況猶以文字方式表達為甚。

我曾問他為何經常那樣精簡地說話,他說因為他沒有時間。我十分同意他的說話,因為他的確是非一般的忙,忙得連睡覺的時間也沒有。可以,我卻不認為這是合理的理由。


這可以簡單地從結果來推斷:每當他以過份簡單的說話來表達自己,我們做細的便要花比平時更多的時間來思考他所說的話的真正意思。

例如很多時他會對我們說要做什麼什麼,但當我們以為他真的想我們做的時候,他便會總會反高潮地說,那是他自己要做的事,他之所以說給我們知只是希望我們留意一下。結果就是,不知就裡的我們花了時間工作,最後卻發現是白費功夫。

之後,當他發現我們誤會了他的意思,或者他最初未有發現,但我們在花了相當時間後得不到想要的結果,之後問他時才發現,他變相就要用多一點時間把事情做好:可能是他自己做,或者再給我們指引再做。不管如何,花費的時間變相更加是不爭的事實。

這令我學習到一件在職場上行重要的事:每當要傳遞一些訊息時,我們必須要有一定程度的詳細,否則當別人聽完之後誤會了意思,將會令雙方都蒙受損失(主要是時間上的損失)。

一個新鮮的例子:剛才的發電郵請內地的同事幫忙做些東西。由於當中涉及多個文件,我在電郵上不厭其煩地打所有文件的名稱/編號都一一列出,以防對方出錯。沒錯,我大可以直接地一句「麻煩你幫我做ABC」,那將用不了多少秘,但之後卻有潛在可能對方並不記得要做到那ABC將要用那些文件,最後可能令事情延誤或者出錯。而我的電郵正正是將這可能性減低。

沒錯,總會有人(包括我上司)說以下的說話:
1. 「我沒有那麼多時間逐一說明。你有什麼不明白不懂得再問?」
2. 「現在是工作,不是我在照顧你。不然我幫你做你的工作,也順便領走你的薪水?」
3. 「如果我每一件事也手把手地教你,你如何能夠成長?人只有在錯誤中學習才能真正成長。」

我沒有打算對以上的說話作出反駁,相反我也十分認同某些觀點,而且我也不打算每做一件事也為對方思想,但我確信很多時候,只要我們多行一步,哪怕只是一小步,也會宏觀地對整件事情有幫助,也會對將來的事態發展有正面的影響。至於這一小步究竟有多小,則取決於當時人的時間/想法。

你又有沒有試過被別人說你不擅表達?你對此又有何體法,你覺得如何才能令溝通變得更有效。歡迎留言分享。

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