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亡女.相心(一百四十):逆流而學(十一):Yes Man

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以下是一個經常在同事口中聽到的小故事:同事A與上司B開會。上司B向同事A查問最近忙著幹什麼,同事A如實作答,並指出自己真的很忙,未能花時間進行某項新工作。上司B表示體諒,並叫同事A按自己的工作進度工作。同事A聽後心存感激,也就按照自己的工作進度工作,把新工作擱在一旁。怎料上司B在數天後追問新工作的進度,並指出該工作的限期已被提前,同事A必須要在那天之前把它完成。結果,同事A還是一如以往地,無奈地加班工作,趕忙把新工作完成。



上司B的行為令我想起「Yes Man」。什麼是「Yes Man」?就是什麼事情都說「Yes」的人。但事實上,那句「Yes」是否真的代表「Yes」?還是只是敷衍的說話?這是一個值得深思的問題。




Yes Man」也令我想起一套電影:沒錯,那就是占基利主演的一套名為「Yes Man」的電影。電影中他從事銀行放款員,因為工作關係,他學會了凡事都只懂找藉口來拒絕的性格。有一天,他在偶然的機會下參加了一個講座,講者指出參加者必須向生命中所有事情都說出「Yes」,不然他們將會遇到不幸的事情。主角在遇到幾次說「No」後的不幸後,便知道他以後只能說「Yes」,結果他成為了什麼事都只說「Yes」的「Yes Man」。



上司B是否就是占基利所扮演的角色?當然不是了,他沒有那樣的極端。只是對於某些工作,他總會先說「Yes」,之後再按情況決定是否把那個「Yes」變成「No」。這種行為存在於任何工作層級,而且後果的大小也會因為不同的職級而不同。但是,我遇到的普遍的「Yes Man」都是上司上層的人;公司下層的人往往會懂得找機會說「No」。這種情況不難理解,因為這某程度上就是華人的文化之一:凡事總會向最壞的方向思考,如沒有十足的把握便絕不會說「Yes」。(這裡我並沒有打算對不同國家的不同文化作出批判,因為想要批判也不知應該從哪裡找那道尺?)但在上位者為了確保自身的利益和工作進度不被影響,很多時都會選擇變成「Yes Man」,先向下屬作出某承諾,之後再決定是否「反口」。



今次逆流而學的對象便是那些經常說「Yes」卻並不是真的「Yes」的上司。以下還有一個類似的例子:



上司C向同事D指出公司看到他十分努力地工作,也知道他部門的資源十分不足,於是決定口頭上答應同事D早前的希望能增加人手的要求,同事D知道後十分開心,在連聲道謝之後開始他的招聘工作。由於他的部門人手嚴重不足,他每一天都要做多於一人的工作,結果出現工作質素只是「過得去」之餘他也經常要加班工作的情況。現在他能多找一個人來幫助他,他當然十分樂意且賣力地找一位最好的人作為自己的幫手。怎料,當招聘工作進行得如火如荼之際,上司C忽然向同事D指出,最近收到上級的指示,說公司最近財務情況不太好,本來打算批出的一個head count已在已經沒有了。同事D聽後極度失落,心想為何上司C不先去向上級確認head count,令他現在一場歡喜一場空,心中也因為不絕的繁重工作而浮現出離開的想法。



除了說「Yes」之後,某些上司/同事也會隨便應承一些事情,但結果卻因為當初的考慮不周而出現不同的結果。我上司就是其中的佼佼者(笑)。事實上,那些事情只是一些微不足道的事情,但我只是凡人,當遇到結果與之前應許的不同,我也會感到有點不是味兒。很多時候,上司總會說:「給我一分鐘的時間,我回頭再找你。」、「借我十秒鐘,我想與你談一些事情。」、「今天我會早些回到公司。」、「我負責做某些工作,其餘的要請你幫手了。」、「我明天上午能與你開會,麻煩你安排一下。」等等,但結果很多時都是:我等了上司超過十五分鐘他也仍在做自己的工作;我與上司談了超過半小時;上司因為昨晚工作至夜深而遲了上班;上司最後被自己的工作困著,只能在限期前一、兩天將所有工作都推到我身上,由我負責;上司在之後的一整天也沒有與我開會的時間。在我看來,很多時上司也是未有經常細想、隨口地說出指示,我相信如果他真的花上數秒鐘的時間再加細想,他未必會說出以上的說話,而作為下屬的我也不會因為結果與預期不同而感到有點不是味兒。



讓我們再加以消化以上的例子:第一個例子的情況是某上司B上一刻說某工作不趕急,下一刻卻表示他需要即時取得工作結果;第二個例子的情況是某上司C上一刻口頭確認某部門的head count,下一刻卻指出該部門因為一些原因失去了那個head count;第三個例子的情況是我的上司經常說與他的行為不相符的一些指示。在我看來,這三個例子都是帶出同一樣的想法:上司們很多時並沒有在細想、取得實質確認後便說出某些說話/提出某些指示,結果令下屬們感到上司什麼都是「Yes」,或者隨便應承一些事情。換句話說,如果上司們能在開口說話之前花多少時間去想想他們接下來要說的事情是否真的,那他們便不會一而再、再而三地令下屬感到不知所措,而他們自己也能保持著作為上司應有的「說到做到」的形象。



這就是重點!「保持著作為上司應有的『說到做到』形象。」!那即是什麼形象?就是無論是在什麼情況下都不信口開河的形象。作為下屬,如果我上司經常向我說一些一聽便知道是隨口說說的話語,或者一聽便知他沒有十足把握、他卻說得像是有十足把握的說話,我會對他產生不好的印象,並想他是否真的有能力成為我的上司?當然上司可以說他並非能控制每一件事情向著他期望的方向發展,因此作為下屬的人要隨時有接受改變的準備,但我卻認為正正是因為世上很多事情也是不確定的,為何當然上司不以其他方式說出他的說話?



例如,在第一個例子中,上司B理論上應該要對自己的同事A的工作有一個大概的了解,那麼他一定知道當下同事A是否已經忙得不可開交?還是說他還有餘力去接受多一項工作?如果那項新工作真的是十分要緊,上司B應該可以預見上級將會在短時間得到工作的結果,那麼在無可奈何下把新工作交到下屬手上的時間,他應把那可預期的緊逼的限期告之同事A,令他能盡量把手上的工作重新安排一下,也能為他帶來一定的心理準備。這必定比忽然向同事A說要立即完成工作來得要好。



在第二個例子裡,上司C理論上在做出任何指示之前,必須要有一定程度的確定,特別是事情是有關人手招聘。當然,上司C的上級也必須要在這件事情上負上責任,因為不管是什麼理由也好,他竟然做出朝令夕改的事情,這著實是一種不太好的行為。但是,不管如何,上司C身為中層的人,他必須要盡量做到向上級確認某事,再把該事傳達到下級。換句話說,為了明哲保身,雖然可能會令上級感到麻煩,上司C也必須要取得上級一些實質的確認,方可向下級下達某指令。



在最後一個例子裡,正如我在上文所說,我的上司應該在向我作出某些承諾/要求之前,花數秒鐘的時間去想一下他究竟能否做到那些承諾/要求?他是否真的能在一分鐘之後找我?還是說他現在忙著的事原來要佔他一小時或者更多的時間?他準備對我說的說話是否真的能在十秒鐘說畢?還是說他原來要花上半小時才能把話完成?他真的能在每晚加班工作至夜深之後,也能在第二日早些回到公司?他真的有空間去多做一些上級新安排的工作?還是他要想想什麼工作能早一點下放到我身上?他真的能在某時間與我開會?還是說他在未來的一個星期也被不同的工作和會議排得密密麻麻?



事實上,我想帶出的想法十分簡單:身為上司的你,當準備要說「Yes」,或者準備要作出一些承諾/要求之前,多花數秒想想是否真的要說「Yes」?是否真的要作出一些承諾/要求?那將會令你的下屬工作的更輕鬆,而你也將能更好地安排自己和下屬的工作。



你可會說我未曾做過上司,我不知道做上司的辛苦:若能做到我以上的想法則實屬幸運,若然做不到卻是正常不過的事。當然,也許我仍然未有當上司的實戰經驗,但正因為我已做了多年別人的下屬,我並未有忘記當別人下屬的經歷。將心比己地以下屬的角度來帶領下屬工作總不會有錯(當然當上司也要有當上司的工作態度和想法。最好還是同時能抱有上司和下屬的想法,再不斷互相衡量,找個平衡點)。

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