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亡女.相心(一百二十七):向會計師的笨拙演講說不

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http://www.educationpost.com.hk/zh-hk/resources/accounting/151204-pro-blog-boring-presentation-speaker

http://www.educationpost.com.hk/zh-hk/resources/accounting/151204-pro-blog-boring-presentation-speaker-got-talent

上司經常說我的溝通和說話技巧很差:的確,我有時會像是開籠雀般十分多說話,但有更多時候我是十分沉默寡言地工作;有時她不太明白我想說什麼,說我總是說得很隱晦,總要想一想才有機會明白我說話背後的含意。可是,我總是將這個缺點放到腦後,因為我覺得比起改善溝通技巧,我還有其他更重要的地方要花時間花心思去改善,例如數據分析的能力。

不知是否會計師都是一些經常呆在電腦面前,所以很多人的溝通和說話技巧總是很不濟,這情況很多時都會出現在男會計師身上。可能是我的偏見吧,但我最近聽過的由會計師舉辦的講座上,他們很多時也令我提不起勁去專心「聽課」,結果在花了時間花了金錢之後,我看來沒有拿到什麼有用的東西。


為什麼我會無故聽講座?這是因為我要符合公會的每年最少cpd小時的條件才能續會。雖然還有其他途徑可以取得cpd小時,但按照「只有付出才會珍惜」的道理來看,我應該會較為珍惜在付出金錢後所獲得的講座,而且那些講座也必定會是業界的最新資訊,因此我選擇聽幾次這些講座來增進知識。

就是這樣,我無奈地要放下手頭上的工作,也不理會上司被重重工作所壓著而產生的悲嗚,隻身前往公會總部聽講座。可是,講座的效果並不出色,也令我體會到身為會計師那不太好的溝通和說話技巧。

不,其實我不應該這樣說的,因為在我二十多年的人生中,我看過無數人的溝通和說話技巧比那些會計師還要差劣,只是我的心中總是有一種想法:那些在講台上的會計師都是一些有歷練的人或者是某公司的高層人士,那麼他們最起碼應該展現出符合他們歷練的溝通和說話技巧吧?

這裡,我很不客氣地假設了溝通和說話技巧會隨著年資和歷練而提升,但事實上這當然不是必然的。這就好比很多當了十多年教師的人,在課堂上依然以令人難以消化的方法去授課:那種毫不考慮聽者而只是盲目地把自己所知的以自己的方法單方向地說出口,不要說是指導,連究竟是否能夠進入聽者的耳裡也是一個問題。

你可能會問:「你也是被上司說溝通和說話技巧很差的人啊!那麼你又哪裡有資格批評人家的溝通和說話技巧不好啊?」我經常覺得這是錯的想法。很多時候我們都知道別人什麼地方做得好,什麼地方做得不,例如看球賽我們會知道哪一個球員在比賽的表現是好是壞,或者教練的戰術是否有用,但又有多少觀眾懂得相關的球類運動?但是我們從來不覺得他們因為不懂得如何玩該類運動而沒有資格對賽事及有關球員的表現作出批評。

換句話說,我認為只要是希望當事人能夠作出改善的人,也有資格提出評價。以下是我認為作為講座講者必須要做到的事。

一、注意聲調
很多講者都忽略了兩個重點:台下的觀眾都是會計師,和他們是在工作後趕來的。是會計師又如何?這裡不是歧視,但如果講座的對象是會計師的話,講者必須好好注意其演講的聲調,因為一般來說會計師都是每天工作至少十二小時,長久以來的疲倦令他們大部分都會選擇在工餘時間在家中休息。換句話說,他們的精神十分差,經常要用咖啡提神,或者用咖啡也提不了神,要用繁忙的工作作為興奮劑,令自己長期處於精神飽滿的狀態。這樣的話,如果他們還要聽一個聲調平凡的演講,那將與逼他們睡覺無異。

另外,他們經過一天的辛勞,身心已經疲憊不堪,如果連演講也不是抑揚頓挫的話,他們將很難成為合格的觀眾,屆時台上講者覺得台下觀眾很不合自己面子之餘,台下觀眾又未能在珍貴的兩小時裡帶走什麼有用的知識,結果兩敗俱傷。

這裡有一個小小的實驗:當我們自覺十分疲倦時,試試把自己置身在以下的地方,看看有什麼結果:很寧靜沒聲音的地方、隨便開著電視的客廳,和播放著周星馳電影的客廳。我敢斷言,若果置身在最初的兩個地方,我們必定會立即睡著,因為不論是很寧靜沒聲音的地方,還是有聲音的客廳,對我們來說都是沒有變化的(沒聲音的地方維持著沒有聲音;有聲音的客廳只是有聲音而己,卻沒有變化),反而周星馳的電影每幾分鐘來一個笑位,必然會令人難以入睡。

因此,如果講者希望令觀眾留心自己的演講,他們必須懂得控制自己的聲調。

二、內容簡潔卻要有力
如果某人打算在舉辦類似的會計演講,他必須要明白一個道理:他沒有可能有90分鐘或者兩小時的演講裡,將希望提到的課題全都深入提及,因為會計知識的博大精深,是沒法令講者能在如此短的時間將所有有關的知識一一傳授別人,不然什麼人也能當會計師,大學也不需要花上四年的時間教授學生成為未來的會計師。因此,講者必須將主題掌握得很清楚,並且說出重點,不然他們便不懂得如何分配90分鐘或者兩小時的時間,讓台下觀眾清楚自己的演講內容之餘,講者也知道自己正在說什麼東西。

另外,有很多講者都會以PowerPoint作為衡量時間的工具。我認為這是其中一個方法,大前提是講者本人是制作該PowerPoint的人,或者講者本人已多次使用該PowerPoint。為什麼這樣說?因為當講者本人以PowerPoint作為衡量時間的工具,卻並不熟悉該PowerPoint的內容,只是照本宣科,他當然可以在限時之內完成演講,但他卻有可能因為只是照著讀而令其演講內容沒有連繫,最後台下觀眾便覺浪費時間:為何要聽講者花兩小時講一份自己五分鐘也看完的PowerPoint

因此,演講必須要內容簡潔而且有力。

三、多舉生活化的例子
舉例是演講的基本,不懂得舉例的講者根本是不合格的講者。講者必須將心比已,想想自己是觀眾的話,會希望有一個怎樣的演講。我敢肯定,如果演講裡出現例子,那觀眾對該演講的支持必定會比沒有例子的演講更多。為什麼?因為這樣的話觀眾更能明白講者想表達的是什麼東西。

若果是針對會計師的會計演講,情況還會好一些;如果是外面那些對象是任何人的演講,講者必須要好好利用舉例來令台下觀眾了解演講題目,因為往往那些題目都不是台下觀眾一般會接觸到的。例如我以前在空餘時間都會出席一些有關創業的講座,講者都是一些有創業經驗的人。我那時對創業有一些興趣,卻沒有相關的經驗和知識,因此我很感激當時那些講者以簡單有趣的生活化例子來引導我更加明白創業的辛苦。

儘管對像是單一行業的行業演講情況會較為好,但如果講者在演講中加入一些生活化的例子的話,台下觀眾將會感到更加清晰易明,也更能投入在演講之中,而非中途聽不明白,結果跟不上,白白浪費了時間和金錢。

四、多舉行業的例子
上文說多舉生活化例子是好事。可是,如果在整個演講裡也舉出不同的生活化例子的話,那在當下可能簡單易明,但在演講之後可能帶走不了什麼東西,因為那些生活化的例子可能太生活化了。換句話說,那個演講可能因為有太多生活化的例子而成為「吹水」演講。

為什麼是「吹水」?因為某程度來說,生活化的例子太容易列舉了。生活化的例子說穿了說是生活上所遇到的事。舉生活化的例子的原意就是希望以生活上的事例來協助解釋會計上的一些複雜的知識。

儘管演講裡的一些生活化的例子對觀眾的幫助十分大,卻不能為觀眾帶來更多對主題的深入了解(我認為生活化的例子有助觀眾對主題有了解,而有關行業的例子則有助觀眾對主題有深入的了解)。例如當某演講是有關某會計準則的變更,那講者如果指出在變更前後他在公司如何應用該會計準則,那台下觀眾將會更清楚該變更所帶來的影響。

五、要有總結
很多講者也會忽略這一點。事實上,即使是90分鐘還是兩小時的演講,在剛努力工作然後下班的觀眾眼中,這些演講也是需要消化的知識。那樣的話,如果在演講的結尾來一個30秒的總結,對他們來說更能夠整理腦袋裡在方才的90分鐘還是兩小時吸收到的知識。

可是,不知怎的,很多時教授演講的課程會有這一環節,但偏偏在真正的演講裡卻被經常忽略。我認為這很大程度是因為講考都是看著PowerPoint照本宣科的人,而該PowerPoint卻不是當事人準備的,當事人只是在演講前15分鐘才看一看、想一想,之後便打「天才波」。

我認為總結環節的重要性比問答環節更重要,因為總結環節是用作整理主題,讓觀眾將自己方才所學的畫上句號,然後才提出對有關主題的問題,讓講者解答。可是,當下很多演講都是沒有了總結卻抽時間在問答環節之上,那麼如果觀眾在演講途中想到問題卻未有寫下,最後他又忘記了的話,他的問題不是沒有答案了嗎?如果講者有演講之後作出總結,那觀眾便有可能藉著總結記起方才出現的問題,那樣對觀眾來說將會是一個十分好的提醒。

總而言之,一個好的演講(特別是對會計師的演講)包含了聲調上的注意、簡潔和有力的容、有例子和有總結。


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