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亡女.相心(一百二十六):主線和副線

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幾個月前去了旅行,事前曾花了不少時間計劃行程,希望令行程不會太過緊密之餘,也不會什麼也沒有經歷過便回港。儘管如此,在國外的一個星期裡,我的旅程少不免也偏離了計劃好的行程。

當然,這個世界沒有完美的事,我們總要經歷一兩次意外才會達到目的。意外只要不會涉及人命傷亡便行,再多兩次也只會是人生的點綴,不怕。另外,旅程中的意外令我體會到,我們總不能隨心所欲地行事:我們總希望少一點意外,多一點意料中事,好讓我們能做到自己當初想做到的事,但現實總是會令人充滿驚喜的。


這件事告訴我們,我們不可能一直向前走,避開其他分岔路。老實說,我本人是接受這種人生的,因為有驚喜的人生才算有趣。可是,在職場上,我們很多時實在要面對太多驚喜,經歷太多分岔的劇情。令我們總是不能走在主線上。結果,我們花上更多時間,也浪費了很多餘力,令我們做不到希望做到的事情。

這裡並不是指我們做不到想要做到的職位,畢竟,我們想要做到某個職位,很多時候除了要考慮到自身的能力外,我們還要考慮天時、地利、人和,這些都不是可以控制的因素,因此我們做不到也不奇怪。我這次想說的是,我們身在其位,很多時也做不了自己應該要做的事情,而要花時間花心機去理會其他事情,結果我們總是完成不了/做不好自己應該要做好的事,最後當是上司抱怨、升遷無望、自己無奈地離去。

想到這裡,我的腦海忽然出現了老師授課的畫面。沒錯,他們想必是其中一種總是想走在正路、卻不得不經常花時間在分岔路上的職業吧?此話何解?身為老師,作育英才本是他們的使命,但他們卻總是要理會其他行政或者處理投訴的事情。確實的工作情況我是不太清楚,但可以想像得到,什麼安排閱讀會或課外活動也花了不少時間,另外給予一定數量的功課及進行批改也令他們每天也要超時工作。結果,他們能付出的備課時間更少,令他們在課堂上也未能教授更多有用的、但課本上沒有的知識。換句話說,他們花在主線「教育」之上的時間並不多,那麼當下的學生的質素參差也是意料中事。

說到這裡,我想起了某一天當我在書店漫無目的地走著,我看到一本命為《不開會的CEO》的有關管理及領導才能的書。這本書的作者是莊偉忠,他是現任一田百貨常務董事。我看到書的標題十分有趣,便隨手拿起來看。作者在書裡說了一句我暫時仍不能了解的說話,大意是:「我不會花時間開會。」事實上,當下在社會工作的人,最經常花時間做的就是開會。以我的一位同事為例:他在公司裡工作已有數年,每天總是看不到他在自己的位置裡。很多時候他就是去了開會:與不同的同事開會、與不同的客戶開會、與其他地方的辦公室的同事開會、與自己的老闆開會。要說他的日常工作是開會也不為過。

可是,他當然不是沒有自己要做好的份內事了!曾經試過有好幾次當他回到公司打開電腦後,他便苦笑說:「只是昨天一天沒有看電郵罷了,郵箱便多了數百封電郵,那麼我今天只是看電郵也要花上一個上午吧?」語畢後的數分鐘之後,他又跑到不知什麼地方開會了,這樣一天就過去了。

看到了我同事這樣的工作模式後,我實在很難想像莊偉忠先生為何能夠說出「我不會花時間開會。」之類的說話?或者,當人身在高位時,很多時也是別人在遷說自己,而非自己在遷說別人,因此他才能好好安排並盡量減少開會的次數?事實上,我十分認同莊偉忠先生的想法,因為我經常覺得每一次開會也總有一半的時間是浪費掉的:總是有人沒有事前好好準備、總會有人在開會途中談天說地、到會議的最後總是沒有一個好好的結論,結果要在其他日子再開多一次會等等。換句話說,經常需要開會的人總是花了不少時間和精神在開會這條副線之上,令他們不能專心做他們的主線工作。(這裡排除了開會是主線工作的情況。)

我上司也是另一個活生生的例子。每一天他也十分忙碌,一時他忽然不在自己的座位裡,之後問他原來是去了開會;一時他整天坐在自己的坐位上,但在接近下班的時間他忽然說了句:「今天什麼也沒有完成」之類的話。我是十分理解他因為開會而失去工作時間這一點,但為何他在不用開會的日子也結果完成不了自己的工作?因為他要回覆電郵。(這裡排除了回覆電郵是主線工作的情況。)

除了開會之外,回覆電郵應該就是我們做不了自己主線工作的第二位兇手。我的上司和我的同事的遭遇十分相似,也是只要有一天不去檢查電郵,其郵箱就會出現三位數數目的未讀電郵,結果他要花上最少半天的時間看完所有電郵,還未計算他回覆電郵的時間。結果,他在正常下班時間候才能開始他自己的主線會計工作,所以他總是要超時工作。(重點是即使超時工作他也完成不了手上的工作)

對於處理電郵,會計界的長老級前輩苦瓜大師曾經寫過一、兩篇文章分享他自己處理電郵的方法。我認為那些都是值得參考的方法,但是那些方法卻不是適合每個人的。例如他分享自己只在一天的某個特定時間才檢查郵箱,這個方法是很多人都會推介的方法,但就我上司而言,他如果不能儘快處理已收的電郵,那些未讀電郵的數量便會變得更多,而那些十分急切要回覆的電郵也未能夠即時處理。結果,即使我上司想學習苦瓜大師的做法也做不到,而要被逼著花上不少的時間來看電郵。

那麼,寫了上千字舉出例子,解決方法又是什麼?很抱歉,我想不到實質解決問題的方法。我想,問題的根源在於我們的工作文化。

由於我不知道其他國家的工作文化是如何,我這裡就集中說說香港的工作文化。香港的工作文化是每一個人也要負責多於一個人份量的工作量,這是因為資源分配的問題。假如公司賺錢,生意多了,公司為了令帳面看來更加賺錢,便盡量減少開支,結果同一個數量的同事,隨著時間的流逝,要做不斷增加的工作;假如工作賺得不多,更加沒有理由增加人手,而且還要增加生意來扭轉劣勢,結果每個人的工作量也增多了。增多的除了是主線工作外,還有開會和回覆電郵等的副線工作,因此隨著年資增長,責任增加,超時工作的時間增加,我們也變得不能集中在主要工作之上。

這樣做的結果當然是會影響到我們自身的成長(當會計師只有時間回覆電郵時,他還是會計師嗎?),也會影響我們的工作仕途(紙上說在經驗,事實就是什麼都試過做,卻未有足夠的能力去獨自完成工作),結果我們只能選擇繼續留在原來的公司工作,或者去找其他公司做著差不多的職位,但這些都不是我們想過的人生。

如果我們希望不斷地向上爬,除了學歷之外,我們必須要不斷地工作以取得某些重要的、能幫我們向著更高峰前進的主線經驗,而無盡的開會與檢查電郵等副線的經歷將不會為我們帶來突出的優勢,因此我們必須要好好把握工作以外的時間來作出補償。

沒錯,是補償,而非解決方法。小弟不才,一直以來也想不到解決方法,因為我已經將這個現象看成香港工作文化之一。以個人之力不能改變大眾文化是不爭的事實,不是嗎?即使是一間公司的文化,如果我們不是公司的老闆,我們也很難以已之力改變公司文化吧?(即使是老闆本人,要他以一已之力進行改變,多少也是天方夜譚的想法)這個補償說穿了說是持續進修,即是你和我都「不為」的事情(應該吧!)。但是,「不為」並非「不能」,如果十個人當中有九個人「不為」,剩下的那個「為」的人便將會有很大的機會取得成功。

那麼,我們實際要做什麼?我們要利用無遠忽屆的互聯網、書本或其他媒體來豐富我們的主線工作經驗。其他職業不說,做會計的當然可以花時間看其他大公司的年報,或者多看準則來更新自己的會計知識。另外,我們也可藉著與同行業的友人互相交流來分享日常工作經驗,以期在言談間了解同行業的其他職位的工作範疇及性質。

另外,進修當然不得不提及外語。隨著職位的上升,與外國人或內地人的交流機會也會變得更多,因此說得一口流利的英文或者普通話更能令自己的仕途成就更多。試想想,我們自己最喜歡和什麼人說話?當然是說廣東話的人了,因為這樣的話雙方也是使用同一種語言了。在學習外語方面,口音和流暢程度固然重要,但一些當地的方言也不能忽略,因為讓聽者最感到親切的話就是講者所使用的一些方言了。

的確,進修的重要性不言而喻,而且我們應該已經從不同的途徑聽過因進修而取得成功的故事。可是,當下還有一個重要的問題,就是在嚴重的超時工作的文化下,我們如何找到進修的時間?有些人十分幸運,不用太多花太多時間超時工作,他們便會在下班後報讀課程來令自己長知識。可是,這些活動對大部分會計師來說也許是太奢侈了。我不是在說「不為」的藉口,而是這根本就是我們每一天都要面對的問題:我們連好好休息的時間也沒有,何來進修的時間?

可是,另一方面,我們也不甘心就這樣一輩子當一個基層的員工。這樣的話,我們只能以有效的時間管理來令自己更能夠好好運用時間。事實上,「時間管理」看似是一門十分高深的學問,說穿了只是學習變成一名「師奶」:即學習不去浪費任何時間/金錢。「師奶」到超市買菜是會逛很久的,因為她們會比較相同產品的價錢,並選擇購買最平宜/性格比最高的產品。我們可以把這種想法套用在時間運用上面:不容許自己浪費一秒時間來幹無謂的事情。因此,等車的數分鐘、乘車的數十分鐘、吃飯的數十分鐘等,全都可以變成你進修的時間,但是怎樣運用就要自己想辦法了。


當下我已經開始計劃來的旅行,目的只有一個:好好享受旅行的過程;要休息,不要趕急。這次我當然會預留時間做一些未有計劃的副線,但也會好好計劃自己的主線,畢竟主線才是我最想走的路。

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