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The Pursuit of Success(一):亂局

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新來的同事來了差不多一個月了,表現不太好。我相信這並不是他的能力問題,而是他接手的事太亂,而且交接的時間太短,令他的表現看似低於預期。

先說說我們的工作。我們團隊在某公司負責為sales計糧。在新同事來之前,他的工作是由一位舊同事全權負責。由於性質上的不同,我們並不了解舊同事的工作內容,只見過去一年,舊同事也沒有說過要幫忙,sales也沒大投訴,而team head也看似很滿意舊同事的表現,令我感到,舊同事的工作並沒有多大難度。

只可惜,當舊同事走了,而他只有少於半個月時間來將他的工作交接給新來的同事時,我才發覺,那些我本來覺得容易處理的工作,原來一點也不容易。



以下就是問題的根源:
一、學習時間不足。舊同事差不多獨自負責一條sales team的人工。如果計算的性質相同,我們也可稍為幫助同事一下,但事實上人工的計算性質上的分別(因為所負責的sales本質上的不同),令我們不太了解要注意的地方,遑論要從旁協助。

二、太多plan。不知何故,新同事桌面上總是有一大堆plan,有新的有舊的,有for不同同事的,有for整條team的,這樣「目不暇給」的plan,令不了解那些plan的人容易感到迷罔,不知從何入手。

三、太多人手工作。這是最令人頭痛的問題。本來我們的工作涉及數字計算,理應盡量以excel formulae代替人手,以將人為錯誤減到最低,但不知何故,從新同事接手的report來看,發現舊同事過往的工作大部分都以人手完成,即以人手打上formula,計算後來將之paste上value。這樣的好處當然是令report的size大大減少,但壞處就是接手的人往往不明你在做什麼,也使完成工作所需要的步驟徒然增加。(如當初用formula link up所有步驟,盡管會令report size增加,其他人也能以formula linkage去推測如何去完成工作。)加上沒有處理一些已經不用的formulae,與及沒有cross check去確保資料上的準確,令新同事接手的難度大大增加。

新同事好不容易完成了今個月的commission計算工作,但可以預見的是他接下來的挑戰之大,壓力之大,非我能想像。但願我能有能力從旁協助。

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